Версия для слабовидящих
Источникам комплектованияПравила
УТВЕРЖДЕНЫ
Типовые перечни архивных документов:
1. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем; хранение документов записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет 2. Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное) постановления, распоряжения, годовые бухотчеты, штатные расписания и т.д.; 3. Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Требования к оформлению описей дел постоянного срока хранения, представляемым на рассмотрение Экспертно-проверочной и методической комиссии отдела по управлению архивами Министерства культуры Волгоградской области
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив как организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Структура заголовка: наименование документа, номер документа (в распорядительной документации), автор документа, о чем, за какой период. Если наряду с основными документами есть к ним приложения, то они отмечаются. Примеры некоторых заголовок дел:
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации.
Обязательным элементом оформления описи является титульный лист (приложение 2). На титульном листе описи дел постоянного хранения указываются:
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия архивного учреждения, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
Примечание № 1 Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение № 2
Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
Крайние даты документов
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по составлению номенклатуры дел организации Общие положения Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований всех дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она определяет порядок группировки документов в дела, сроки их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также для учета дел временного срока хранения для их своевременного выделения к уничтожению. Сводная номенклатура дел разрабатывается службой делопроизводства или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в организации, на основании номенклатур дел структурных подразделений. Затем она согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации, и с архивным отделом администрации муниципального образования. После этого сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации, предприятия и готова к внедрению в делопроизводство. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство и подписывается руководителем структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел следует учитывать действующие нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления (ДОУ) и Основные правила работы архивов организаций, Москва, 2002 и «Перечнь типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», Москва, 2010г, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ 25 августа 2010 года № 558.
Порядок составления номенклатуры дел Номенклатура дел составляется в соответствии со штатным расписанием организации, положениями о структурных подразделениях, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), нормативными правовыми актами Российской Федерации, номенклатурой дел за прошлый год и на основании изучения состава дел. В сводную номенклатуру дел включаются дела всех структурных подразделений организации, не являющихся юридическими лицами. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия ее структурных подразделений. Начало номенклатуры дел, как правило, имеет общий заголовок: «Руководство. Организация. Контроль» без индекса, после которого помещаются основные документы – правовые акты, которые формируются в отделе делопроизводства. Далее в номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации – по значимости. Дела по кадровому делопроизводству в связи с их большим количеством и значимостью документов целесообразно выделять в отдельный раздел номенклатуры дел. Каждый раздел номенклатуры дел должен содержать дела определенного структурного подразделения или участка работы, в которых обязательно должны быть: положение об отделе, должностные инструкции (регламенты), планы, отчеты, переписка, а также другие документы по направлениям деятельности. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе с грифом «Для служебного пользования».
Все электронные документы включаются в номенклатуру дел, при этом в заголовке дела указывается, что это электронные документы. Например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы». Документы федеральных и краевых органов законодательной и исполнительной власти, поступающие в виде типографских копий, не подлежат включению в номенклатуру дел, так как относятся к библиотечному фонду. Заполнение граф номенклатуры дел В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения или участка работы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка работы). Индексы дел обозначаются двумя парами арабских цифр, где первая пара цифр - индекс структурного подразделения (участка работы), а вторая - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В конце каждого раздела помещаются 1 – 2 свободных резервных индекса дел для записи в течение года новых заголовков дел. В связи с этим, а также для внедрения номенклатуры дел каждый ее раздел печатается с нового листа. В графу 2 включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие нормативные правовые акты Областной Думы и администрации Волгоградской области располагаются перед заголовками дел с правовыми актами администрации муниципального образования. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Отметка «ЭПК», добавленная к сроку хранения переписки и другим делам, означает, что в данных делах есть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В заголовках дел должны быть уточнены авторы и периодичность документов, а для статистических отчетов и номера форм. Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения. В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания. В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статьи по Перечню. Сроки хранения документов на электронных носителях, оформленных в установленном порядке, соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях. При включении в номенклатуру дел заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем или законодательными актами, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) организации по согласованию с архивным отделом администрации.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2013 году, начинается с 1 января 2014 года При определении сроков хранения дел необходимо пользоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», Москва, 2010г, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ 25 августа 2010 года № 558. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения и др. В этой графе помещаются комментарии и уточнения к срокам хранения документов. Примечание «На муниципальное хранение не передаются. Хранятся в администрации поселения» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. Примечание «При условии завершения проверки (ревизии) конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе 3, осуществляется с определенного момента. В этой же графе при переносе информации на электронные носители делается соответствующая пометка, например – «Электронные документы (ЭД)» или «Электронная база документов (ЭБД)». Если документы ведутся в электронном виде и на бумажном носителе, в примечании так и указывается: «В электронном виде и на бумажном носителе».
Оформление и применение в делопроизводстве номенклатуры дел К номенклатуре дел должны быть оформлены: титульный лист, оглавление, список сокращенных слов и предисловие. В предисловии указывается дата принятия Устава организации, основные задачи и функции, структура, особенности и принципы (структурный, структурно-тематический) составления номенклатуры дел, особенности названий ее разделов и заголовков дел. В предисловии также делается ссылка на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», М., 2010 и на другие Перечни, которые использовались при определении сроков хранения дел. Если сроки хранения из-за отсутствия соответствующего заголовка в Перечне установлены членами экспертной комиссии администрации, то это тоже указывается в предисловии к номенклатуре дел. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее 3-х. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в годовой раздел описи дел постоянного хранения, второй - используется в качестве рабочего, третий - передается в архивное учреждение. После утверждения главой поселения номенклатура дел вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатывается с учетом изменений в структуре администрации и составе документов. Утвержденная сводная номенклатура дел подлежит внедрению в делопроизводство на основе выписок из сводной номенклатуры дел. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел. Обложка дела текущего делопроизводства составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации и его структурного подразделения, индекс, заголовок, дата и срок хранения дела. Каждое дело должно иметь ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА.
Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации не реже одного раза в 5 лет. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые дела, их заголовки должны своевременно включаться в номенклатуру дел. Для этого готовится соответствующее приказ «О внесении изменений в номенклатуру дел ……». В случае изменения структуры организации номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от сроков ее согласования с муниципальным архивным учреждением. По окончании делопроизводственного года в конце индивидуальной номенклатуры дел проставляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в архивное учреждение, о чем в номенклатуре дел проставляется соответствующая отметка. Утвержденная в установленном порядке номенклатура дел обязательна для применения в делопроизводстве и является основанием для включения документов администрации поселения в состав Архивного фонда Российской Федерации. рекомендации По оформлению дел, передаваемых в архив 1. Ответственность за оформление дел лежит на работниках службы документационного обеспечения организации или ответственном за архив, согласно приказа (распоряжения) руководителя организации (предприятия). При больших объемах обработки документов возможно привлечение специалистов на договорных условиях. Во избежание некачественной обработки по привлекаемым специалистам желательна консультация с архивным отделом администрации. 2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись. 7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела. 8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. 10.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. 11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. 15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на муниципальное хранение допускается по согласованию с архивным отделом администрации употребление литерных номеров листов. 16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 18. Обложка дела постоянного, временного хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год (ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________________ на ___201 год_ №__ подпись расшифровка «___»___________20___г
Ответственный за делопроизводство __________________________________ и архив подпись расшифровка «___»___________________20__г.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации Начальник архивного отдела администрации ________________ от _______________ №_____ подпись
«____»______________20___г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации
Ответственный за делопроизводство__________________________________ и архив подпись расшифровка
«___»___________________20___г.
Приложение № 3 к пп. 2.11.8, 2.11.10, 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов (цифрами и прописью) с №________________ по №__________________ в том числе: литерные номера листов ____________________________________________ пропущенные номера листов ____________________________________________ пронумерованы чистые листы____________________________________________ + листов внутренней описи ____________________________________________
Наименование Должности __________________________________________ работника Подпись Расшифровка подписи
___________________ Дата
Форма листа-заверителя дела Формат А4 (210 ? 297)
ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА ОРГАНИЗАЦИЕЙ Исходные данные:
Администрация хранит в своем фонде: 100 дел управл. документации за 2007-2012, из них 90 дел внесены в описи за 2007-2011 годы, утвержденные ЭПМК (46 дел за 2007-2009 годы и 44 дела за 2010-2011 годы) 20 дел похоз. Книг за 2002-2011 годы, из них 20 дел похоз. Книг внесены в описи за 2002-2011 годы утвержденные ЭПМК 5 дел нот. дейст. За 2010-2012 годы, из них 4 дел нот. дейст. Внесены в описи за 2010-2011 годы утвержденные ЭПМК 15 дел л/с за 2006-2012 годы, из них13 дел л/с внесены в описи за 2007-2011 годы согласованные архивным отделом
В фонде администрации сельсовета: 50 дел похоз. Книг за 1992-2001 годы, из них 50 дел похоз. Книг внесены в описи за 1992-2001 годы утвержденные ЭПМК 35 дел л/с за 1991-2005 годы, из них35 дел л/с внесены в описи за 1991-2005 годы согласованные архивным отделом
В фонде сельсовета: 150 дел похоз. Книг за 1941-1991 годы, из них 150 дел похоз. Книг внесены в описи за 1992-2001 годы утвержденные ЭПМК 60 дел л/с за 1938-1991 годы, из них 60 дел л/с внесены в описи за 1938-1991 годы согласованные архивным отделом
ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА ОРГАНИЗАЦИЕЙ Кому предоставляется Архивный отдел администрации Ивановского сельского поселения (наименование и адрес получателя) Кем предоставляется Администрация Ивановского сельского поселения__ (наименование и адрес отчитывающей организации) ____ст. Ивановская, ул. Степная, д.40, 400600, муниципальная__ (форма собственности отчитывающейся организации) ПАСПОРТ архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 201 года 1. Общие сведения
2.Сведения о документах
Если хотите, можно в специальных строчках выделять пох. книги, нотариальные действия, управленческую документацию
Условия хранения документов (нужное подчеркнуть): 3. Кадры * Хранилище: есть, нет; сухое, сырое, светлое, темное.
* Отопление: центральное, печное, отсутствует. * Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет * Шкафы: металлические, деревянные, отсутствуют. * Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. * Читальный зал: есть, нет. * Температурно-влажный режим: соблюдается, не соблюдается.
«______»__________________________20____г. Руководитель организации, предприятия_____________________________ (подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
Список организаций-источников комплектования архивного отдела администрации Городищенского муниципального района Волгоградской области по состоянию на 01.05.2016 г.
Приложение 1 к постановлению администрации Городищенского
муниципального района
от _____________2015г. №_______ Г Р А Ф И К Согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений, организаций, предприятий Городищенского муниципального района в архивный отдел на хранение в 2017 году
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||